Litiges sur les charges récupérables : comment défendre tes droits

Un litige sur les charges récupérables se gagne presque toujours sur pièces. Si tu peux montrer que chaque euro réclamé figure dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987, que tu as régularisé chaque année et que les justificatifs étaient consultables, ta position est solide. S’il manque l’un de ces trois éléments, c’est le locataire qui tient l’avantage.

On se place ici du côté du bailleur qui reçoit une contestation. Si ton problème est plutôt un ancien locataire qui ne paie pas son rappel, les délais et les procédures de recouvrement sont détaillés dans notre guide pour récupérer des charges locatives impayées.

Ce que tu peux facturer, et rien de plus

Les charges récupérables sont des dépenses que tu avances et que le locataire te rembourse. Leur liste est fixée par le décret de 1987 pour le parc privé, et elle est la même en location vide et en meublé. Les tribunaux la jugent limitative. Concrètement, une clause du bail qui ajoute d’autres postes ne te donne pas le droit de les réclamer.

Service-public regroupe ces dépenses en grandes familles :

• ascenseur : électricité, entretien courant, petit matériel et menues réparations
• eau et chauffage collectif : eau des logements et des parties communes, énergie, produits de traitement, relevé des compteurs
• installations individuelles de chauffage et d’eau chaude
• parties communes intérieures : électricité, produits d’entretien, minuterie, personnel d’entretien
• espaces extérieurs : allées, parkings, abords des espaces verts, aires de jeux
• taxes et redevances : taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage, redevance d’assainissement

Tout le reste est pour toi. Rien dans cette liste ne vise les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, le fonds de travaux, le ravalement ou les gros travaux. Le contrôle technique de l’ascenseur, tous les cinq ans, n’est pas récupérable non plus, alors que son entretien courant l’est. Pour la frontière entre petits travaux du locataire et grosses réparations du propriétaire, notre article sur qui paie quelles réparations dans un logement loué complète utilement cette liste.

Les postes qui font le plus souvent débat

Le gardien d’abord. Selon l’article 2 du décret de 1987, modifié par un décret du 19 décembre 2008, sa rémunération se récupère à 75 % s’il entretient les parties communes et sort les poubelles, et à 40 % s’il ne fait qu’une de ces deux tâches. S’il ne fait que de la surveillance ou de l’administratif, tu gardes tout. Un employé d’immeuble chargé de ces missions se récupère en totalité, comme le rappelle service-public. Les avantages en nature, l’intéressement, les indemnités de licenciement ou de départ et la mutuelle sont exclus dans tous les cas.

La TEOM ensuite. Elle figure sur ton avis de taxe foncière et tu peux la répercuter. La taxe foncière elle-même reste à ta charge, tout comme les frais de gestion ajoutés à la TEOM, qu’une réponse ministérielle publiée au Journal officiel du 24 janvier 2006 déclare non récupérables. Un extrait de l’avis, ligne surlignée, règle souvent la question.

Provisions et régularisation : les règles du jeu

En location vide, le locataire paie des provisions mensuelles. Tu les fixes à partir du budget prévisionnel et des résultats des années précédentes. Puis tu régularises au moins une fois par an, en comparant ce qu’il a versé et ce que tu as réellement dépensé pour des postes récupérables. S’il a trop payé, tu rembourses. S’il n’a pas assez payé, tu demandes le complément.

La loi impose un ordre précis. Un mois avant la régularisation, tu envoies le décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. À compter de cet envoi, les justificatifs restent à disposition du locataire pendant six mois. S’il le demande, tu lui transmets aussi le récapitulatif des charges du logement, par courrier ou par voie électronique.

Le cas du forfait en meublé et en colocation

En meublé, tu as le choix entre des provisions, avec les mêmes règles qu’en vide, et un forfait inscrit au bail. En colocation à bail unique, la même option existe. Le forfait se paie avec le loyer, il peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer et il ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges appliquées au locataire précédent.

Le revers est net : un forfait ne donne lieu à aucun complément ni à aucune régularisation. Si l’hiver a été rude et que le chauffage collectif a explosé, tu absorbes la différence. Un bailleur qui réclame un rappel sur un forfait se met en tort. C’est un point à trancher dès la rédaction, et nos conseils pour sécuriser un bail de location meublée t’aident à choisir. Le bail mobilité, lui, impose le forfait.

Un exemple de régularisation contestée

Prends un bailleur qui loue un T2 vide en copropriété avec 90 € de provisions par mois, soit 1 080 € sur l’année. Le syndic lui adresse un relevé de 1 600 € pour son lot, et il paie 180 € de TEOM sur sa taxe foncière. Il additionne tout, retranche les provisions et réclame 700 € au locataire. Celui-ci conteste. Il a raison.

Poste	Montant pour le lot	Part récupérable
Eau, chauffage collectif, électricité et entretien des parties communes	740 €	740 €
Gardien (entretien et poubelles, 75 %)	400 €	300 €
Honoraires du syndic	240 €	0 €
Assurance de l’immeuble	130 €	0 €
Fonds de travaux	90 €	0 €
TEOM (hors frais de gestion)	180 €	180 €
Total	1 780 €	1 220 €

Le complément réellement dû est de 1 220 € moins 1 080 €, soit 140 €. Le bailleur demandait 560 € de trop. S’il avait déjà encaissé les 700 €, il devrait rembourser la différence. L’erreur vient du réflexe de reporter le relevé du syndic tel quel. Beaucoup de syndics indiquent la part récupérable de chaque poste. Vérifie-la quand même, surtout pour le gardien.

Répondre à une contestation sans envenimer

Un locataire qui conteste attend d’abord une explication. Réponds par écrit, poste par poste, avec trois choses : le décompte, le mode de répartition et l’offre de consulter les justificatifs. La loi parle de mise à disposition, sans obligation d’envoi. En pratique, joindre des copies ou un scan des factures désamorce souvent le conflit.

Si le locataire a repéré un poste non récupérable, reconnais-le et rembourse sans attendre. Ça te coûte quelques dizaines d’euros et ça te rend crédible sur le reste.

Rappelle aussi une règle qui joue en ta faveur : pendant le désaccord, le locataire doit continuer à payer son loyer et ses charges. Seul un juge peut l’autoriser à consigner le loyer. S’il cesse de payer de lui-même, il s’expose à la clause résolutoire, qui vise aussi les charges impayées.

Ce qui fragilise ta position

• Aucune régularisation depuis plusieurs années, avec des provisions jamais ajustées.
• Un décompte global sans détail par nature de charges ni clé de répartition.
• Des justificatifs introuvables ou refusés au locataire qui les demande.
• Des postes hors liste mêlés aux charges récupérables.
• Un rappel sur un forfait, qui n’en permet aucun.

Une régularisation tardive reste possible, quelle qu’en soit la raison. Le juge des contentieux de la protection peut la refuser s’il la trouve déloyale et brutale, par exemple quand le bailleur a ignoré les demandes du locataire. Et si elle n’intervient pas avant la fin de l’année civile qui suit l’exigibilité, le locataire peut exiger un paiement étalé sur 12 mois.

Délais : trois ans dans les deux sens

Les actions nées du bail se prescrivent par trois ans, à compter du jour où l’on a connu ou aurait dû connaître les faits (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Service-public donne un exemple : une dette d’octobre 2026 peut être réclamée jusqu’en octobre 2029. Ce délai joue aussi pour le locataire qui réclame un trop-perçu.

Un locataire parti il y a deux ans peut donc encore te réclamer des charges indues. Le point de départ exact se discute parfois devant les juges, alors ne joue pas avec la limite : régularise chaque année.

Quand l’amiable bloque : conciliation puis juge

Si l’échange de courriers n’aboutit pas, la commission départementale de conciliation (CDC) est souvent la meilleure étape suivante. Elle traite les litiges de charges en vide ou en meublé, hors bail mobilité. Bailleur et locataire peuvent la saisir gratuitement, par recommandé ou via son formulaire, avec le bail et les pièces utiles.

Elle rend un document de conciliation ou un avis dans les deux mois. Un accord signé clôt le point : personne ne peut plus saisir le juge dessus, sauf pour en obtenir l’exécution. En cas de désaccord, l’avis peut être produit devant le juge. Le conciliateur de justice, lui aussi gratuit, est une autre option. Pour un litige de 5 000 € ou moins, une tentative amiable est obligatoire avant de saisir le juge.

Le juge compétent est le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire dont dépend le logement. Pour quelques centaines d’euros de charges, un procès coûte souvent plus qu’il ne rapporte. L’ADIL de ton département peut relire ton décompte gratuitement avant que tu campes sur tes positions. Si l’enjeu grossit, par exemple plusieurs années de charges sur un immeuble entier, regarde à quel moment il devient utile de faire appel à un avocat pour un litige locatif.

Prévenir plutôt que plaider

Quelques habitudes évitent la plupart de ces conflits :

• Ajuste les provisions chaque année sur le réel, pour éviter les rappels lourds.
• Classe les factures et les relevés du syndic par exercice et garde-les au-delà de trois ans.
• Écarte toi-même les postes non récupérables et garde une preuve d’envoi du décompte.

Pense aussi à la sortie du locataire. En copropriété, tu peux garder au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu’à l’approbation annuelle des comptes, puis régulariser dans le mois qui suit. Mal anticipée, cette retenue devient vite un second conflit. Nos conseils pour éviter les litiges sur la restitution du dépôt de garantie détaillent la bonne méthode. Et si ton bail contient une clause qui met à la charge du locataire des frais hors liste, relis notre article sur les clauses abusives à retirer d’un bail avant ta prochaine relocation.

Questions fréquentes

Sources

• Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables)
• Dans quel cas saisir la commission départementale de conciliation (CDC) ?