La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur atteste que le locataire a payé son loyer et ses charges pour une période donnée. Elle sert de justificatif au locataire, pour un dossier de location, une demande d’aide au logement ou un prêt. Pour le bailleur, c’est une obligation simple, mais encadrée.
Est-elle obligatoire ?
Oui, dès que le locataire la demande. L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de la remettre gratuitement : aucun frais d’envoi ou d’établissement ne peut être facturé. Avec l’accord du locataire, elle peut être envoyée par email, au format électronique.
Les mentions à faire figurer
- le nom et l’adresse du bailleur ;
- le nom du locataire et l’adresse du logement loué ;
- la période concernée, généralement le mois ;
- le détail des sommes payées : loyer hors charges d’un côté, provision ou forfait de charges de l’autre ;
- le montant total et la date du paiement ;
- la signature du bailleur ou de son mandataire.
Séparer le loyer et les charges n’est pas un détail : c’est ce qui permet ensuite de faire la régularisation annuelle des charges sur des bases claires.
Quittance ou reçu ?
La quittance ne se délivre que pour un paiement intégral. Si le locataire n’a payé qu’une partie du loyer, le bailleur remet un reçu, qui mentionne la somme versée, sans valoir quittance pour la période. Délivrer une quittance pour un loyer partiellement payé reviendrait à reconnaître que la dette est soldée.
Combien de temps la conserver ?
Le locataire a intérêt à garder ses quittances au moins trois ans, la durée pendant laquelle le bailleur peut réclamer un loyer impayé. Côté bailleur, conserver la trace des paiements et des quittances envoyées permet de répondre à une demande de justificatif ou à un contrôle.
Quittance, avis d’échéance, attestation : ne pas les confondre
Trois documents circulent autour du loyer, et ils n’ont pas le même rôle :
- l’avis d’échéance, envoyé avant le paiement, indique au locataire le montant à régler pour le mois à venir. Il n’est pas obligatoire, mais il évite les oublis et les erreurs de montant ;
- la quittance, remise après le paiement, prouve que la période est réglée ;
- l’attestation de loyer, demandée par la CAF ou la MSA pour une aide au logement, décrit le bail et le loyer. Elle est remplie par le bailleur, jamais par le locataire.
Papier ou email ?
La quittance papier reste possible, mais l’envoi par email est devenu la norme. Il suppose l’accord du locataire et un document lisible, au format PDF de préférence. L’avantage est double : le locataire retrouve facilement ses justificatifs, et le bailleur garde la trace de chaque envoi.
Les erreurs fréquentes
- facturer l’envoi de la quittance, ce qui est interdit ;
- oublier de distinguer loyer et charges ;
- envoyer une quittance avant d’avoir vérifié que le paiement est arrivé ;
- refuser une quittance à un locataire à jour de ses paiements.
Gagner du temps chaque mois
Pour un ou deux logements, il est facile de générer la quittance du mois en ligne à partir d’un formulaire, au format PDF, avec toutes les mentions. Au-delà, un logiciel de gestion locative peut l’envoyer automatiquement au locataire dès que le paiement est confirmé, ce qui évite de la refaire chaque mois.
